Validasi data Excel menjadi penting dalam pengolahan. Hal itu disebabkan karena adanya kemungkinan human error. Kesalahan user/operator sangat mungkin terjadi. Itulah mengapa melakukan validasi data dalam Excel sangat penting. Caranya sangat mudah dan tidak membutuhkan waktu lama.

Pertama-tama siapkan data yang akan dimasukkan dalam Excel, bisa berupa alpabet, angka, dan sebagainya. Kemudian siapkan juga aplikasi Excel versi apa saja, semakin baru semakin bagus. Dan terakhir bersantailah, karena dengan validasi data Excel ini, kemungkinan kekeliruan memasukkan data, typo, salah kaprah, nyaris tidak ada.

Membuka Validasi Data Excel di Lembar Kerja

  1. Buka Excel, blok sembarang sel terpilih, masuk tab menu Data > Data Validation.

2. Sebagai contoh, Anda akan membuat jadwal piket kelas. Maka pilih List dan isi nama sesuai absensi siswa. Siapkan dulu database absensi yang berada di Excel supaya bisa langsung dropdown.

3. Setelah itu isi pesan peringatan jika diperlukan. Jika tidak maka langsung OK saja.

4. Sekarang menu dropdown nama siswa sudah jadi. Lihat gambar di bawah.

Keutamaan menggunakan menu seperti ini adalah sangat meminimalisir kesalahan penulisan nama. Anda juga dapat menghemat waktu karena tinggal klik dan klik saja. Selain itu, data validasi yang sering digunakan adalah range decimal. 

Jenis-Jenis Validasi Data Excel

  1. Whole Number adalah data berupa angka bilangan bulat. Jika Anda memilih ini, kemudian mengisinya menggunakan huruf, maka tidak akan bisa. 

2. Decimal adalah data berupa angka desimal (pecahan). Anda bisa memasukkan angka biasa dalam range yang telah ditulis, bisa juga memasukkan angka pecahan dengan koma (,). Perbedaan antara Decimal dengan Whole Number, adalah Whole Number tidak akan bisa diisi desimal.

3. List adalah data yang bisa memuat menu dropdown seperti yang telah dicontohkan di atas tadi.

4. Date dan Time adalah data yang didasarkan pada tanggal atau rentang waktunya. 

5. Text Length adalah validasi data yang didasarkan untuk input panjang kata. 

5. Custom adalah yang terakhir. Anda bisa memasukkan formula khusus yang hanya diterapkan kepada sel yang telah diblok tadi.

Penjelasan Lain untuk Validasi Data Excel

Pada jendela validasi data, terdapat beraneka ragam menu dan fitur. Kami akan menjelaskan kepada Anda, apa saja yang dimaksud misalnya dengan ignore blank, message alert, dll. Untuk lebih jelasnya silakan simak penjelasan di bawah.

  1. Ignore blank dan Apply these changes to all other cells… yang pertama adalah untuk perintah yang membiarkan sel kosong. Sedangkan yang kedua untuk menerapkan pengaturan validasi data kepada range terpilih.

2. Title digunakan untuk memberi judul atau pemberitahuan kepada penginput. Sedangkan Input Message merupakan pesan yang akan terus muncul sebagai pengingat. Inilah fungsi yang juga penting, agar penginput data tidak melupakan data apa yang seharusnya dimasukkan.

3. Pada tab selanjutnya terdapat Error Alert. Seperti namanya, fitur ini digunakan untuk memberi pesan kepada penginput jika keliru memasukkan data yang sudah tervalidasi. Anda bisa mengubah ikon sesuai keinginan, memberi title, dan pesan eror. Setelah selesai semua klik OK.

Demikianlah beberapa penjelasan terkait validasi data dalam Excel. Sangat bermanfaat guna meminimalisir kesalahan dalam penginputan data. Validasi data adalah fitur yang wajib dipakai para penginput dan operator supaya tidak melakukan kesalahan. Jika Anda sudah pernah memakainya, coba jelaskan kesan dan pesan di kolom komentar.