Surat adalah alat atau media yang kerap digunakan untuk memberitahukan sesuatu. Surat ini juga terbagi menjadi jenis surat resmi dan surat yang tidak resmi. Surat resmi biasanya digunakan untuk memberitahukan keputusan dan keperluan antar organisasi, perusahaan maupun keperluan dinas dan instansi. Begitu juga dengan adanya pemberitahuan tentang acara resmi. Namun, bagaimanakah penulisan dan bahasa dalam surat dan acara resmi ini? berikut pembahasannya.

Bahasa dalam Surat dan Acara Resmi

Tentu saja, ada aturan dan penggunaan bahasa yang baik dan benar untuk digunakan di dalam surat maupun pemberitahuan tentang acara resmi. Bahasa yang digunakan adalah bahasa baku dengan ejaan yang telah disempurnakan. Jadi, kita tidak boleh menggunakan bahasa santai, kasual maupun bahasa gaul ala anak milenial. Sebab, nantinya bahasa dalam surat dan acara resmi ini akan dibaca dan digunakan oleh organisasi dan lembaga-lembaga yang resmi.

Cara Membuat Surat Resmi

Setelah mengetahui apa itu surat resmi, tata bahasa yang digunakan dan fungsinya, kita harus mempelajari juga tentang bagaimana cara pembuatannya. Agar bisa memahami dengan baik, ketahui ciri-ciri surat resmi terlebih dahulu, yaitu:

  • Menggunakan kop surat, ini menandakan sebuah instansi atau organisasi yang mengeluarkan surat tersebut sudah resmi dan bekerja dengan baik.
  • Disertai dengan perihal surat, lampiran serta nomor dari surat tersebut.
  • Menggunakan bahasa resmi dari negara surat tersebut berasal, misalnya dari Indonesia maka akan menggunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
  • Menggunakan salam pembuka dan salam penutup yang baik.
  • Menggunakan stempel ataupun cap resmi yang berisikan inisial atau nama dari perusahaan dan instalasi tempat surat tersebut berasal.

Bagian-Bagian Surat Resmi

Seperti menggunakan bahasa dalam surat dan acara resmi, kita juga harus mengetahui bagian-bagiannya. Sebab, jika tidak dilengkapi dengan baik, maka surat tersebut bisa dipertanyakan legalitasnya. Berikut adalah bagian yang harus ada di dalam surat resmi, yaitu:

Kepala Surat

Kop ataupun yang dikenal dengan sebutan kepala surat adalah hal yang sangat penting dalam unsur surat resmi. Bagian ini nantinya akan mencantumkan alamat atau asal muasal dari surat tersebut. Keberadaan yang tercantum di dalam kop surat ini akan memberitahukan kepada penerima apakah instalasi, perusahaan maupun organisasi asalnya resmi atau tidak. Bagian-bagian dari kop surat resmi adalah:

  • Nama instansi, perusahaan atau organisasi asal surat.
  • Alamat yang digunakan juga harus lengkap.
  • Menggunakan kontak yang masih aktif seperti nomor telepon, email maupun fax.
  • Menggunakan logo resmi.
  • Melampirkan kode pos.

Nomor Surat

Tidak hanya kop surat saja yang menjadi unsur atau bagian yang penting dalam surat resmi, nomor surat juga tak kalah pentingnya. Untuk lebih mudah, kita akan mempelajari bagaimana cara penulisan nomor surat yang baik dan benar. Penulisan nomor surat ini biasanya akan disertai dengan penanggalan, kode dan juga nomor dari surat tersebut. Jadi, tidak bisa diisi secara sembarangan saja. Sehingga, nomor surat ini merupakan bagian penting yang tidak bisa dibuat secara sembarangan. Misalnya: 

Nomor : B.002/Pan-Pel/XXX/I/2020

Keterangannya adalah:

  • B adalah sebuah kode yang hanya digunakan untuk anggota tertentu atau anggota luar dari organisasi, atau lembaga tersebut. Sedangkan kode A biasanya digunakan untuk para anggota internal dari tempat surat tersebut berasal.
  • Bagian 002 ini merupakan angka yang biasanya dihitung sesuai dengan nomor seri surat yang sudah dicetak sebelumnya. 
  • Kode Pan-Pel sendiri merupakan kode untuk menyatakan istilah panitia pelaksana. Sehingga, yang menerima surat tersebut hanyalah bagi anggota yang sudah terdaftar atau ditunjuk menjadi panitia pelaksana kegiatan tertentu.
  • Kode XXX di atas digunakan untuk menyatakan identitas dari pemilik surat, bisa berupa nama perusahaan, organisasi maupun instansi.
  • Kode I romawi ini merupakan bulan dimana surat tersebut dibuat.
  • 2020 adalah tahun dari pembuatan surat.

Tempat dan Tanggal Surat

Unsur lainnya yang juga harus ada di dalam sebuah surat resmi adalah tanggal dan tempat surat tersebut. Hal ini nantinya akan menentukan kapan dan dimana surat tersebut sudah dibuat. Biasanya, lokasi atau tempat pembuatan surat bisa juga di tuli pada bagian kepala surat. Jika memang sudah ditulis sebelumnya, maka tidak lagi harus ditulis pada bagian ini. sedangkan untuk penulisan tanggal pembuatan surat sendiri biasanya akan ada di atas tanggal surat. Contoh penulisannya adalah: Jakarta, 28 Maret 2020.

Lampiran Surat

Bagian lainnya yang juga tak kalah penting adalah lampiran surat. Sebab, bagian ini selalu ada di setiap surat resmi atau acara resmi yang akan diedarkan. Lampiran ini berisikan informasi terkait isi surat tersebut. Bisa berupa file pendukung, dokumentasi foto maupun laporan keuangan misalnya.

Alamat Surat

Sering diabaikan, padahal penulisan alamat surat sangatlah penting apalagi untuk surat dan acara resmi. Untuk itu, kita harus mengetahui cara penulisan alamat surat yang benar agar tidak mengulangi kesalahan yang sama, yaitu:

  • Penulisan alamat surat ini biasanya terletak di bagian awal surat dan juga di dekat sampul surat tersebut.
  • Penulisan alamat yang ada di bagian awalan surat biasanya tidak ditulis sedetail alamat yang akan dicantumkan pada bagian sampul.
  • Dengan perbaikan penulisan yang ada, biasanya sekarang alamat tidak lagi diikuti dengan kata ”kepada”.
  • Boleh menggunakan singkatan yang umum seperti : Jl. Yakni jalan dan Yth untuk yang terhormat.
  • Penulisan alamat ini tidak perlu disudahi dengan tanda baca titik.

Salam Pembuka dan Salam Penutup

Penggunaan salam dalam surat dan acara resmi juga sangat diperlukan. Entah itu menggunakan ungkapan salam sesuai dengan agama tertentu, atau juga penggunaan salam secara umum. 

Isi Surat

Bagian paling penting dalam surat dan acara resmi yang disebarkan kepada pihak yang berkepentingan adalah bagian isi surat. Dimana bagian isi surat ini akan menyampaikan maksud dan tujuan dari surat tersebut. Jadi, sang penerima surat akan mengetahui apa perihal yang dibutuhkan atas kedatangan surat ini. entah itu sebuah acara penting atau permasalahan lainnya. isi surat biasa kita temukan pada bagian tengah kerangka surat.

Penutup 

Bagian terakhir yang juga ada di dalam kerangka surat dan acara resmi adalah bagian penutup. Bagian ini biasanya ditulis dengan singkat, padat dan jelas. Menggunakan rangkaian kalimat penutup yang sudah umum digunakan. Tidak hanya menggunakan kalimat penutupan yang baku, bagian ini juga dilengkapi dengan:

  • NIK
  • Nama
  • Jabatan 
  • Tembusan surat
  • Nama dan tanda tangan sang pembuat surat

Nah, setelah mempelajari bagian-bagian yang ada di dalam surat atau pemberitahuan acara resmi, kita pastinya sudah bisa membuat dan membedakannya, bukan? Demikianlah informasi mengenai bahasa dalam surat dan acara resmi, semoga bermanfaat.